BANJARMASIN - Setiap hari, kantor-kantor pemerintah membuat banyak berkas. Bertahun-tahun, dokumen ini menjadi "gunungan" arsip yang tak lagi terpakai dan mulai membebani biaya penyimpanan dan perawatan.
Untuk itu, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kalimantan Selatan memusnahkan arsip-arsip yang tidak lagi relevan selama masa waktu tertentu. Kemarin, ada 21.487 berkas yang telah habis masa retensi.
“Selain karena masa retensinya habis, arsip-arsip ini dimusnahkan untuk mengefisienkan biaya dan tenaga pemeliharaan arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna lagi,” kata Kepala Dispersip Kalsel, Nurliani Dardie Hj Nunung.
Dia mengatakan ribuan arsip yang dimusnahkan adalah hasil "sampah" dari gabungan enam SKPD, diantaranya Inspektorat, Dinas Kehutanan, Dinas Perkebunan Daerah Tingkat I Kalsel, Biro Umum, Biro Keuangan, dan Biro Pembangunan Daerah Sekretariat Wilayah Daerah Tingkat I Kalsel.
Nurliani mengatakan pemusnahan arsip kantor pemerintahan telah sesuai dengan pedoman penyusutan arsip yang telah diatur dalam Peraturan kepala Arsip RI Nomor 37 Tahun 2016. Ini juga dilakukan dengan standar operasional prosedur (SOP) kearsipan
“Arsip yang dimusnahkan ini memang sudah tua, ada yang dari tahun 72 bahkan juga ada yang dari tahun 62. Yang jelas arsip-arsip ini sudah habis masa retensi atau simpannya,” tutur Nurliani.
Pemusnahan sendiri dilakukan dengan menggunakan mesin pencacah kertas. Selanjutnya, limbah yang dihasilkan akan diserahkan ke bank sampah agar bisa dimanfaatkan.
Staf Ahli Bidang Kemasyarakatan dan Sumber Daya Manusia Sekretariat Daerah Kalsel Fathurrahman mengatakan para SKPD di Pemprov nanti bisa bekerja sama dengan Dispersip Kalsel untuk berkoordinasi dan melakukan penelitian. "Tentang arsip-arsip mana saja yang perlu dimusnahkan ataupun dipertahankan,” katanya.
Selama tahun 2020 ini Dispersip Kalsel sudah dua kali melakukan pemusnahan arsip, yakni pada bulan April lalu sekitar 26 ribu arsip dan November ini 21 ribu lebih. Ini menjadi pemusnahan arsip terbesar sepanjang sejarah di Kalimantan Selatan. Sebelumnya penyusutan arsip pernah dilakukan di tahun 1998, 2002 dan 2010 dengan jumlah pemusnahan hanya ratusan arsip. (*/ema)
